ERP คือ อะไร
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึง ระบบบริหารทรัพยากรองค์กร เป็นระบบงานที่ควบคุมทรัพยากรภายในบริษัทด้วยกัน เชื่อมโยงระบบต่าง ๆ ขององค์กร ตั้งแต่ระบบจัดซื้อ การวางแผนการผลิต ระบบต้นทุน ระบบบัญชี ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง การขายและการกระจายสินค้า ไปจนถึงบริหารงานบุคคล เพื่อให้การทำงานภายในบริษัทเป็นไปอย่างสอดคล้อง เกิดความรวดเร็ว และไม่ซ้ำซ้อน พร้อมกันสามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหางานต่าง ๆ ได้ทันที ทำให้สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
ทำไมจึงต้องนำ ERP มาใช้
เนื่องจากสภาปัจจุบันของข้อมูลสารสนเทศภายในองค์กร มีลักณะดังนี้
- ขาดการประสานงานรวมกันของระบบ ในองค์กรระบบข้อมูลสารสนเทศจะแยก แตกต่างกันไปตามแผนก ทำให้การไหลของข้อมูลมีความล่าช้า ส่งผลให้ไม่สามารถที่จะสร้างระบบงานให้รวดเร็วได้
- ขาดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันของข้อมูล เพราะระบบข้อมูลกระจัดกระจาย ส่งผลให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล
- ขาดความรวดเร็วในการตอบสนอง ระบบสารสนเทศแต่ละแผนกจะประมวลผลเป็นช่วง ๆ ทำให้กว่าข้อมูลจะถูกนำไปใช้โดยรวมมีความล่าช้า ไม่ทันต่อการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจได้ทัน
- ขาดความสามารถด้าน Globalization คือ ระบบข้อมูลสารสนเทศไม่รองรับธุรกิจแบบข้ามชาติ ส่งผลให้การใช้ข้อมูลข้ามประเทศเพื่อจะร่วมกันเกิดขึ้นได้ยาก
เนื่องจากสภาพเศรษฐกิจ
การที่ธุรกิจต้องเพิ่มความสามารถในการแข่งขันเพราะการเจริญเติบโตของตลาด และความต้องการที่ตอบสนองความต้องการลูกค้าให้รวดเร็วที่สุด การวางรากฐาน ERP และการนำ ERP มาใช้เป็นสิ่งที่จำเป็น เพราะจะทำให้มองเห็นภาพรวมและสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ทันต่อเวลา
ERP package คือ application software packet ซึ่งผลิตและจำหน่ายโดยผู้จำหน่าย ERP package (Vendor/Sortwaere vendor) เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการสร้างและบริหารงานระบบ ERP โดยใช้ ERP package ในการสร้างระบบงานการผลิต การขาย การบัญชี การบริหารงานบุคคล ซึ่งเป็นระบบงานทุกหลักขององค์กรขึ้นเป็นระบบสารสนเทศขององค์กร โดยจะรวมระบบงานทุก ๆ อย่างไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน
จุดเด่นของ ERP package คือเป็น Application Software ที่รวบรวมระบบงานหลักต่าง ๆ ขององค์กรเข้าเป็นระบบ package เดียวกัน ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญของการสร้างระบบ ERP ในองค์กร และ ERP package ยังรวบรวมความต้องการสำคัญในองค์กรไว้เป็นระบบของกระบวนการธุรกิจ (Business Process) มากมาย ทำให้ผู้ใช้สามารถนำรูปแบบต่าง ๆ จากกระบวนธุรกิจ มาผสมผสานให้เกิดเป็นการแผนงานธุรกิจ (business scenario) ที่เหมาะสมกับลักษณะขององค์กรของตน
สาเหตุที่ต้องนำ ERP package มาใช้ในการสร้างระบบ
- ใช้เวลานานในการพัฒนาซอฟแวร์ เนื่องจาก การที่จะพัฒนาซอฟแวร์ขึ้นมาใช้เองนั้น มักใช้เวลานานมาก และต้องพัฒนาทุกระบบงานหลักขององค์กรไปพร้อมกัน ๆ อีกทั้งระบบที่พัฒนาขึ้นอาจใช้งานไม่ได้
- ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาสูงมาก
- ค่าดูและระบบและบำรุงรักษาสูง
ความสามารถของระบบ ERP
ตัวอย่างความสามารถของระบบ ERP ในการจัดการวางแผนกระบวนการธุรกิจภายในองค์กร เช่น
- ด้านการผลิต (Manufacturing) ERP ช่วยให้สามารถจัดกิจกรรมระหว่างผลิตและเพิ่มประสิทธิภาพการควบคุมการผลิต การวางแผนและการจัดตารางการผลิต การติดตามคำสั่งงาน การเฝ้าติดตามสถานะการผลิต เป็นต้น
- ด้านการจัดซื้อ (Purchasing) ERP สามารถจัดการกิจกรรมในการจัดซื้อสินค้าทั้งหมด การจัดการรายละเอียดของผู้ขายสินค้า การตั้งราคาและการประมูลราคา รายการคำสั่งซื้อ เป็นต้น
- ด้านการเงิน/การบัญชี (Finance/Accounting) การบริหารการเงินมีความยืดหยุ่น สามารถตรวจสอบความเคลื่อนไหวของสถานะการเงินขององค์กรได้อย่างถูกต้องและปลอดภัย แก้ไขรายการบัญชีที่ผิด สร้างงบประมาณและตรวจสอบเงินสด จัดการเจ้าหนี้และลูกหนี้ต่างๆ การตรวจสอบการใช้วัตถุดิบ แรงงานและต้นทุนการผลิต เป็นต้น
- การจัดการวัตถุดิบและสินค้าคงคลัง(Material Management/ Inventory) จัดการจากขั้นตอนการจัดซื้อวัตถุดิบไปจนถึงการกระจายสินค้า สามารถจัดการข้อมูลสินค้าได้ การเข้าถึงข้อมูลแบบ Real Time ทำให้สามารถควบคุมสินค้าคงคลัง การจัดการจัดหาสินค้า การขนส่งและการรับสินค้า การติดตามที่จัดเก็บวัตถุดิบได้ เป็นต้น
ประโยชน์ของ ERP
- เพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลภายในองค์กร ERP ช่วยให้หน่วยงานภายในมีการเชื่อมโยงเข้าเป็นระบบเดียวกัน ทำให้แต่ละฝ่ายเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้อย่างสะดวก ซึ่งทำให้องค์กรลดระยะเวลาในการตัดสินใจเรื่องต่างๆ ด้วยการใช้ทรัพยากรที่ลดลง
- เพิ่มความสามารถในการควบคุมกระบวนการต่างๆ ภายในองค์กร สามารถตรวจสอบความก้าวหน้าของงานภายในองค์กรได้โดยผ่านระบบเดียวกัน โดยเข้าถึงข้อมูลต่างๆ เหมือนกันหมด ทำให้องค์กรสามารถประหยัดเวลาในการทำงานและตอบสนองความต้องการของตลาดได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลต่ออัตราผลตอบแทนของบริษัทในที่สุด
- ERP จะรวมการใช้งานของโปรแกรมต่างๆ ที่องค์กรใช้อยู่เข้ามาอยู่ในหน้าจอการทำงานเดียวกัน ซึ่งสร้างความสะดวกมากขึ้นให้แก่ผู้ใช้
- ปรับปรุงกระบวนการบริหารด้านการเงินขององค์กร โดยสามารถเข้าไปช่วยในด้านการบริหารใบสั่งสินค้า เจ้าหนี้ ลูกหนี้การค้าได้เป็นอย่างดี ทำให้การบริหารเงินสดขององค์กรมีสภาพคล่องง่ายต่อการบริหารงบประมาณของบริษัท
- ผู้บริหารองค์กรสามารถเรียกดูข้อมูลผลการดำเนินงานต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็น รายได้ ยอดขาย กำไร ค่าใช้จ่ายหรือข้อมูลอื่นๆ ขององค์กรได้ในเวอร์ชั่นเดียว ซึ่ง ERP ช่วยจัดการและรวมศูนย์ข้อมูล ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำ พร้อมสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร และข้อมูลที่ได้ยังเป็นประโยชน์สำหรับการวางแผนในระยะยาวขององค์กรอีกด้วย
ERP จะช่วยแก้ไขและปรับปรุงองค์กรได้อย่างไร
เหตุผลที่องค์การต้องนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย มีดังนี้
- สามารถสร้างและเพิ่มมาตรฐานในการผลิต เพราะใช้ระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดียวในแต่ละขั้นตอน ทำให้มีความรวดเร็วในกระบวนการผลิต ประหยัดเวลา
- ช่วยให้กระบวนการผลิตเป็นไปอย่างราบรื่นและเพิ่มประสิทธิภาพ ด้วยยอดการสั่งซื้อที่เป็นจริงจึงช่วยทำให้ลดสินค้าคงคลังได้ และยังช่วยการวางแผนการขนส่งสินค้าเป็นการช่วยลดสินค้าในระบบสินค้าคงคลังของการขนส่ง
- รวมรวมข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า กระบวนการสั่งซื้อ ตั้งแต่การสั่งซื้อสินค้าผ่านตัวแทนไปจนถึงขั้นตอนการส่งสินค้าและเก็บเงิน ซึ่ง ERP ช่วยให้การสื่อสารภายในองค์กรมีความสะดวกและง่ายขึ้น สามารถตรวจสอบสถานะการดำเนินงานได้ และยังประสานงานระหว่างกระบวนการตั้งแต่ การผลิตสินค้า การเก็บสินค้าไปจนถึงการกระจายสินค้าไปสู่ลูกค้าในเวลาเดียวกันได้อีกด้วย
- ช่วยรวบรวมข้อมูลทางการเงินขององค์กร เพื่อให้ผู้บริหารสามารถเข้าใจและมองเห็นภาพรวมของฐานะทางการเงินของบริษัทว่ามีการดำเนินงานอย่างไร ส่งผลให้ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลไปตัดสินใจด้านต่างๆ ได้
- ช่วยจัดและสร้างระบบมาตรฐานด้านบุคคล โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลายหน่วยธุรกิจ ERP จะสามารถขจัดปัญหาด้านการสื่อสารเรื่องผลประโยชน์และบริหารไปยังพนักงานทุกคนได้
แนวโน้มของ ERP
ERP ตายแล้วหรือยัง?
ถึงแม้ว่าชื่อของ ERP เริ่มจะเก่ามีคนรู้จักมากมาย แต่บทบาทของ ERP ยังคงไม่มีวันตาย เพราะองค์กรใดถ้าไม่มีระบบเช่น ERP ที่ทำการเชื่อมโยงการทำงานระหว่างแผนกเข้าด้วยกัน การบูรณาการข้อมูลเข้าเป็นระบบเดียว ย่อมหมายถึงการทำงานอาจไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร เปรียบเสมือนกับบ้านที่ไม่มีระบบท่อส่งน้ำเชื่อมหากัน การไหลของน้ำย่อมไม่ทั่วถึงภายในบ้าน การ implement ระบบก็เหมือนกับการต่อท่อน้ำในบ้าน เพื่อที่จะทำให้เรามีน้ำใช้ภายในบ้านไม่ว่าจะอยู่มุมใด แต่ความต้องการขององค์การไม่ได้มีแต่การเพิ่มประสิทธิภาพภายในเท่านั้น แต่องค์กรยังมีความต้องการเชื่อมโยงกับโลกภายนอกอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ซึ่งการจัดการที่จะดีได้นั้นต้องมีระบบอื่นๆมารองรับ เช่น ระบบ CRM(Customer Relationship management) ระบบ SCM (Supply Chain Management) ระบบ e-commerce เป็นต้น
จาก ERP สู่ E-business
เนื่องจากองค์กรหลายองค์กรเผชิญหน้ากับยุคของการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมได้อย่างทันท่วงที องค์กรจึงได้ล้มเลิกแนวทางการทำทุกอย่างเอง ไปสู่การบริหารที่มีการสร้างเครือข่ายกับองค์กรอื่นเพื่อเปลี่ยนไปสู่องค์กรยุคใหม่ และจากความก้าวหน้าของอินเตอร์เน็ต ทำให้คอมพิวเตอร์กลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่ใช้สำหรับการติดต่อสื่อสารเชื่อมโยงกันได้อย่างง่ายดาย ซึ่งช่วยให้ E-business เข้ามามีบทบาทแพร่หลายอย่างกว้างขวาง เป็นผลให้บริษัทต่างๆสามารถดำเนินธุรกิจได้รวดเร็วขึ้นแต่ต้นทุนลดลง นั่นคือ E-business กลายเป็นตัวเร่งของการเปลี่ยนแปลงองค์กรยุคใหม่
คำจำกัดความของ ERP กับ E-business
- ERP เป็นวิธีบริหารจัดการห่วงโซ่ของลูกค้าภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ
- E-business คือกลยุทธ์ทางธุรกิจ ซึ่งใช้อินเตอร์เน็ตเชื่อมโยงองค์กรข้ามองค์กร ครอบคลุมตั้งแต่คู่ค้าไปจนถึงลูกค้าให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
ในยุคที่ E-business เติบโตอย่างเต็มที่ ระบบ ERP จะได้รับการพัฒนายิ่งขึ้นซึ่งจะมีบทบาทในการรองรับ
1. งานหน้าร้าน(front office) เป้าหมายของ ERP ยุคหน้าจะต้องครอบคลุมไปถึงการวางแผน การออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ด้วย ไม่ใช่เฉพาะการบริหารซัพพลายเชนของผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่แล้วเท่านั้น
2. กลยุทธ์เชิงรุก ERP ยุคหน้า จะต้องมีความสามารถที่จะวางแผน ปฏิบัติ และประเมินผลการปฏิรูปโครางสร้างได้อย่างฉับพลันและทันทีได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น